Um ambiente operacional em constante mudança com necessidades emergentes dos clientes faz parte da vida diária das empresas. Aqueles que querem ser bem sucedidos devem assegurar primeiro a estanqueidade da sua cadeia de abastecimento no que respeita à sua intralogística; os processos e fluxos de materiais devem ser capazes de adotar as exigências em mudança, agora e no futuro. Mas quando é necessário um Sistema de Gestão de Armazéns (WMS) separado para isto e quando é suficiente um sistema de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP)?
Ao desenvolver a competência operacional de uma empresa, é importante ter em mente que a gestão de armazéns também é uma função essencial com um efeito direto no serviço ao cliente e na experiência do cliente. Se quiser ter sucesso, a gestão de armazéns nunca deve ser deixada como o elo mais fraco da cadeia; em vez disso, deve planificá-la atempadamente para apoiar toda a cadeia de fornecimento e para ser adaptável às necessidades futuras.
Os sistemas empresariais são de longa data. Encontramos frequentemente casos em que os papéis de diferentes sistemas começaram a espalhar-se ao longo do tempo, em parte despercebidos. Os sistemas têm sido esticados para áreas para as quais não estão destinados, e nas áreas marginais, os processos têm, sem exceção, sido remendados com Excel e formulários em papel. Numa situação como esta, é muito difícil para a empresa avaliar o valor potencial de um sistema WMS, pois isso exigiria questionar toda a arquitetura do sistema e a especificação dos papéis dos sistemas.
O Papel do ERP
Os modernos sistemas ERP normalizaram processos básicos a nível da empresa e melhoraram significativamente a eficiência da gestão de recursos. Nas últimas décadas, as atividades operacionais foram assim desenvolvidas com uma orientação ERP, em resultado da qual as atividades operacionais têm sido como uma caixa negra que é muito difícil de gerir e desenvolver. WMS é uma forma de tomar uma parte desta caixa negra sob controlo.
Em princípio, as atividades operacionais das empresas são sempre únicas, e para essa parte, as necessidades do sistema podem mudar mesmo frequentemente. Neste caso, um sistema ERP que apenas tem funcionalidades padrão e está ligado à gestão financeira pode não conseguir acompanhar e pode ser caro e lento de desenvolver. A tendência atual é definir o papel do ERP como o "núcleo" de sistemas de informação empresarial estáveis e cuja personalização é estritamente controlada. Assim, os sistemas operacionais rodeiam o ERP e estão integrados no mesmo.
Serviço ao Cliente e Real-Timeliness
Os clientes são hoje servidos através de múltiplos canais e, por exemplo, a loja online é hoje uma parte essencial do conceito de serviço ao cliente em muitas empresas. A prestação de um bom serviço ao cliente começou a exigir rapidez, rapidez real e transparência também por parte da gestão do armazém. Ao mesmo tempo, a complexidade das operações de armazém aumentou a par dos requisitos de eficiência e qualidade.
Neste grande complexo, o ERP (e a sua organização de desenvolvimento) é frequentemente incapaz de suportar o aumento dos requisitos para a gestão de armazéns. Quando os eventos e equilíbrios do armazém precisam de ser controlados e monitorizados em tempo real, um WMS é muitas vezes a escolha certa.
Armazém Dinâmico
Os saldos no ERP são frequentemente específicos da localização do stock. O armazenamento é baseado em locais fixos de stock, e alterações na colocação de produtos requerem trabalho manual, tais como pesquisas de dados e gestão de dados em Excel.
No WMS, por sua vez, o saldo está no armazenamento de unidades e locais de stock dinâmicos. A colocação de artigos no armazém é otimizada de acordo com as regras estabelecidas para locais de reserva e ativos, e os artigos que são mais vendidos de acordo com a classe de circulação são colocados nos melhores pontos de recolha. As distâncias no armazém tornam-se mais curtas, o que aumenta a eficiência da recolha.
Um armazém dinâmico também serve para assegurar a precisão do equilíbrio, uma vez que os saldos são sempre verificados, o mais tardar, quando um local de stock fica vazio. O sistema controla o FIFO e automatiza o inventário juntamente com outras operações.
Optimização das Tarefas de Empilhador e Picking
No que diz respeito ao controlo e otimização do trabalho com empilhadores e da recolha, o WMS é, mais uma vez, frequentemente mais eficiente do que o ERP. A otimização dinâmica da sequência de recolha de acordo com a situação é essencial para a eficiência.
A alternativa mais eficiente é otimizar a separação de pedidos de acordo com as regras definidas no sistema WMS. Isto permite otimizar as tarefas de empilhadores para os empilhadores mais adequados para cada tarefa em particular e na ordem correta. Isto também ajuda a formar lotes de recolha eficientes de acordo com o ambiente operacional, aumentando assim a eficiência da recolha. No início da recolha, é possível dar instruções aos empilhadores para garantir que estes sejam capazes de selecionar o tamanho de contentor mais adequado, mesmo que não tenham experiência prática prévia. A recolha multi-cliente também pode ser realizada como uma característica básica.
Mudança e Melhoria Contínua
O desenvolvimento e a melhoria contínua das operações requerem medição; se não se medir, não se pode desenvolvê-la. Com um sistema WMS, pode recolher todos os dados necessários sobre processos intralogísticos para a construção de várias métricas, enquanto que um sistema ERP pode não produzir dados suficientemente bons para construir boas métricas. Com a ajuda da métrica, pode verificar as suas realizações e orientar o desenvolvimento na direção certa.
As novas necessidades estabelecem novos tipos de requisitos para processos e apoio ao sistema. Nas mudanças empresariais, um sistema de gestão de armazéns operacional separado é mais fácil e mais barato de desenvolver do que um sistema ERP completo. É um facto bem conhecido que o desenvolvimento e especialmente a manutenção das personalizações do sistema ERP é oneroso e dispendioso. Além disso, a diferenciação das suas operações únicas (a sua vantagem competitiva) num sistema operacional separado também ajuda a orientar o desenvolvimento do ERP para um caminho mais sustentável. Definir o papel do ERP e padronizar as suas funcionalidades é importante se estiver a planear alterá-lo ou atualizá-lo ou levá-lo para a nuvem.
Também ao comparar diferentes sistemas WMS, é importante ter em mente a flexibilidade da sua própria tecnologia: quanto das operações da sua própria empresa pretende congelar para confiar nos processos construídos pelo fornecedor, e quanto quer dar importância ao desenvolvimento contínuo da sua competitividade operacional única.
Experiência do Utilizador e Eficiência no Trabalho
Na gestão de armazéns, os desafios são também colocados pela rotatividade dos empregados e pela perda de conhecimento silencioso. Os novos empregados estão habituados a ter sistemas fáceis de usar, e a facilidade de utilização é também exigida aos sistemas operacionais.
O sistema WMS guia os empregados para fazerem as coisas certas na ordem certa, sem erros e sem formação extensiva. Pelo contrário, as interfaces de utilizador ERP não têm sido tradicionalmente suficientemente simples no chão de fábrica, e desenvolver um sistema tão simples para uma única finalidade seria normalmente desproporcionadamente dispendioso.
Automatização e Número de Eventos
À medida que o número de eventos intralogísticos aumenta, o que também irá aumentar é não só a necessidade de WMS, mas também a necessidade de automatização do armazenamento que deve ser integrada nos sistemas operacionais. A automatização do armazenamento e o ERP precisam de ter uma lógica e um nível de controlo entre eles. A integração da automatização do armazenamento no ERP sem consideração e definição de papéis pode revelar-se um erro dispendioso a longo prazo. Neste caso, o ERP deve ser personalizado e pode acabar num papel operacional, e a integração com a automatização do armazenamento pode congelar o desenvolvimento do ERP e dos processos.
Os sistemas WMS, por sua vez, foram concebidos para tirar partido da automatização e para serem facilmente integráveis. Tendo em conta as possíveis necessidades e desenvolvimento futuros, é sensato considerar mudar o papel do ERP para longe do apoio operacional do armazém e manter mais opções em aberto.
Sem resposta única e correta
No mundo de hoje, a necessidade de investir no sistema de apoio à gestão operacional de armazéns e à intralogística é maior do que anteriormente. Em ambientes onde o número de eventos diários de armazém está mais próximo de dezenas do que centenas, o armazém faz parte de um processo industrial de processo a granel, o papel das empilhadoras ou da automação é estreito, e/ou a necessidade de pessoal de armazém é pequena, pode ser inteligente especificar o papel do ERP para cobrir a gestão de armazém na sua totalidade e investir na extensão do ERP.
Se, contudo, a sua empresa estiver sob pressão para padronizar e especificar o papel do ERP, aumentar a eficiência das operações de armazém através da eficiência do trabalho, empilhadores ou automatização, e/ou aumentar a velocidade e visibilidade das operações de armazém e, consequentemente, a experiência do cliente, um sistema WMS separado é uma boa estratégia.
Algumas das vantagens de um WMS apontadas pelos nossos clientes:
Maior velocidade e flexibilidade dos processos logísticos
Redução de tempos e custos operacionais
Aumento da eficiência dos processos
Controlo de perdas de produção
Redução de custo do stock
Incremento da Qualidade do Serviço ao Cliente
Possibilidade de análises de KPI’s por processo, tarefas, tempos, custos, rotação de stocks, pessoas/turnos mais rentáveis, etc